O Hábito da Procrastinação (ou “como NÃO fazer as coisas”) Você pode traçar todo o sucesso (ou fracasso) na sua vida pelo hábito. O que você faz no seu dia a dia determina em grande parte o que irá conseguir na vida. Os hábitos geram rotina, e vamos encarar – a maioria de nós gerencia as nossas vidas por algum tipo de rotina. Nós nos levantamos de manhã e seguimos um padrão pré-definido: tomar um banho, escovar os dentes, vestir-se, tomar o café da manhã, dirigir para o trabalho, trabalhar e depois ir para casa. Alguns de nós optamos por seguir hábitos de autoaperfeiçoamento: estabelecer metas, ler livros inspiradores, trabalhar em projetos importantes e ignorar distrações e desperdícios. Outros escolhemhábitos autodestrutivos: fazer o mínimo possível, entorpecer a criatividade através do entretenimento maçante e de baixa qualidade, comer “junk food” e culpar os outros por seus fracassos na vida. A verdade é que os hábitos podem ser bons e maus. Eles definem quem somos, o que fazemos e o que podemos realizar na vida. O interessante é que todo hábito se forma a partir do mesmo modelo. Depois de aprender como ele funciona, é possível adaptá-lo seguramente a qualquer nova rotina e segui-lo de forma consistente. Digamos que você queira escrever por 30 minutos todos os dias. Você poderia criar este hábito, seguindo o mesmo método que outros usaram no passado: * 1. Defina um determinado período de tempo por dia para este hábito. * 2. Crie um lembrete para seguir esse hábito em um determinado horário. * 3. Comece definindo um objetivo pequeno (como escrever por cinco minutos). * 4. Siga este hábito para se certificar de que está fazendo isso todos os dias. * 5. Tenha um plano para aqueles dias em que você NÃO está com vontade de escrever. * 6. Amplie os seus esforços até que esteja escrevendo consistentemente por 30 minutos todos os dias. O que esse exemplo tem a ver com a procrastinação? Tudo. Tanto os bons quanto os maus hábitos foram formados através da repetição.

Em algum momento de sua vida, você desenvolveu o hábito de procrastinação, pois lhe deu, em curto prazo, a recompensa da “sensação boa” de viver no momento. O que você provavelmente não fez, foi aprender a vivenciar esses sentimentos “preguiçosos” e agir apesar deles. Uma das maiores razões pelas quais as pessoas procrastinam é porque uma tarefa entra em choque com seus hábitos estabelecidos. Sempre que você tenta fazer algo que não faz parte da sua rotina diária, é preciso esforço e força de vontade para completá-lo. Especialmente se a tarefa for desagradável. A solução mais simples para eliminar a procrastinação é não lutar contra ela. Em vez disso, você precisa substituí-la por boas rotinas que beneficiem a sua vida. Você irá descobrir que quando uma tarefa difícil passa a ser um hábito, torna-se difícil deixá-la de lado. Eventualmente, você irá fazê-lo sem pensar – como escovar os dentes, assistir TV e dirigir um carro. Tudo que você precisa é de um modelo que o ajude a transformar qualquer tarefa em um processo diário que seja concluído. Todos nos sentimos tentados a procrastinar de vez em quando. É uma resposta perfeitamente normal quando nos confrontamos com um desafio difícil. O segredo para começar a agir é entender por que você está adiando. No próximo capítulo abordaremos as sete principais desculpas dadas pelas pessoas quando sentem a tentação de procrastinar. 7 Desculpas que você pode arranjar para procrastinar É muito fácil arrumar uma desculpa para não começar uma tarefa. A questão é saber quando a razão é válida e quando é uma forma criativa de evitar agir. A maioria dos nossos sentimentos de procrastinação vêm de um medo subconsciente ou crença autolimitante. Quando você arruma umtempo para explorar esses pensamentos, acaba descobrindo que é mais fácil superá-los e criar uma mentalidade orientada para a ação. Sua mente é uma máquina incrível. Ela lhe concede o poder de criar qualquer coisa a partir de sua imaginação. No entanto, ela também pode limitar a sua capacidade de fazer as coisas. Costumamos ficar presos a um projeto – não por falta de vontade, mas devido a padrões de pensamentos mal adaptados que permanecem em nossas mentes. A principal causa do “hábito de procrastinação” vem de nossas crenças autolimitantes. Quando esses pensamentos não são contidos, arrumamos “desculpas” para o porquê de um projeto ou tarefa não poder ser concluído. No entanto, quando você desafia essas desculpas, percebe que a maioria delas é causada por medos ocultos ou padrões de hábitos destrutivos.

Existem sete desculpas que as pessoas geralmente dão. Entenda por que elas acontecem e você estará um passo mais perto de superar a procrastinação: Desculpa 1: “Não importa”. As pessoas constantemente evitam tarefas que não parecem importantes. Às vezes não são urgentes; outras vezes é uma tarefa desagradável que está relacionada a uma meta de longo prazo. E muitas vezes isso requer que você supere um grande medo. Não importa que pensamentos passem pela sua cabeça, há momentos em que adiamos uma tarefa porque ela não parece ser importante. Uma das soluções mais fáceis para a desculpa do “não importa” é desenvolver o hábito de tomar decisões simples. Quer você esteja ocupado concluindo uma tarefa ou tendo a coragem de se livrar dela. Conforme veremos, uma das melhores maneiras de superar a procrastinação é tomando decisões difíceis em sua vida, mesmo que isso signifique eliminar coisas que antes pareciamimportantes. Desculpa 2: “ Preciso fazer ____________primeiro”. Os projetos muitas vezes ficam suspensos porque uma determinada tarefa precisa ser concluída antes que se faça qualquer outra coisa. Seja um telefonema, um projeto conflitante ou uma simples compra, é fácil procrastinar quando há algo que precisa ser feito antes de qualquer outra coisa. Você pode eliminar esta desculpa para sempre, desenvolvendo o hábito de definir completamente cada projeto. A chave é dividi-lo em uma série de pequenas ações adotadas diariamente. (Crédito para Getting Things Done por esta grande “sacada”). Desculpa 3: “Preciso de mais informações para poder começar”. Às vezes, esta é uma desculpa válida. Geralmente temos tarefas que exigem uma extensa pesquisa antes de começarmos. No entanto, não acho que seja uma desculpa válida se você estiver fazendo isso semanalmente. Mesmo correndo o risco de parecer sarcástico, a solução mais simples para essa desculpa é obter mais informações. Não saber como fazer algo não deve ser razão para evitar um projeto. Nunca. Hoje em dia, é possível desenvolver qualquer competência ou encontrar alguém para fazer isso por você. Desculpa 4: “Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazer”. Todos nós experimentamos esses momentos quando nos sentimos sobrecarregados.

Parece que não importa o quanto trabalhemos, nossas listas de afazeres nunca terminam. Geralmente este problema acontece com as pessoas que possuem a “mentalidade do Super-Homem”, quando se sentempessoalmente responsáveis por fazer tudo por conta própria. Sentimentos de opressão podem ser eliminados com foco em projetos importantes e, também, delegando ou eliminando o resto. Uma vez que saiba como identificar o que é importante, irá descobrir que é fácil identificar o lado único de cada tarefa e fazer as coisas de uma forma consistente. Desculpa 5: “Não tenho tempo agora”. Mais uma vez, esta é uma desculpa completamente válida. Por vezes você está focado em um projeto e não faz sentido começar outro. No entanto, a desculpa de “não ter tempo”, normalmente se transforma em um hábito desagradável de procrastinação no qual você está sempre adiando coisas importantes. Dizer que você não tem tempo suficiente agora promete um futuro perfeito, quando o trabalho será mais fácil, menos complicado e divertido de fazer. Inconscientemente, porém, muitas pessoas usam essa desculpa com a esperança secreta de que a necessidade de fazer a tarefa acabará desaparecendo. Se você continuar adiando a ação até este fantasioso “alguma dia”, as chances de que você nunca irá lidar com este projeto são muito altas. Desculpa 6: “Continuo me esquecendo de fazer isso”. Muitas vezes as pessoas procrastinam uma tarefa porque se esquecem de fazê-la. Claro, todos nós temos aqueles momentos em que algo escapa à nossa mente. No entanto, ser um esquecido “crônico” é sinal de uma resistência profunda em relação a uma tarefa específica. Talvez você não ache isso importante. Talvez esteja com medo do fracasso. Ou talvez não esteja usando um sistema organizacional eficaz. O ponto aqui é que o “esquecimento” não é uma razão válida para a procrastinação. Em algum momento, você precisará se comprometer, tanto para começar uma tarefa quanto para se livrar dela. Desculpa 7: “Não estou com vontade de fazer isso”. É evidente que sempre haverá tarefas desagradáveis, pelas quais tememos. O truque é saber quando algo precisa ser feito e quando pode ser permanentemente eliminado. Muitas vezes confundimos os dois, evitando tarefas que podem trazer um impacto positivo de longo prazo em nossas vidas. Isso significa que mesmo que não queira fazer algo, essa não deve ser a única razão pela qual que você está adiando.

A melhor solução é verificar por que você está temendo a tarefa, a fim de analisar se este é um sintoma de um problema maior. Porque a maioria das desculpas são bobagens. Ninguém está imune a dar desculpas. Não importa o quão bem sucedido você é, em algum momento acabará arrumando um motivo para não agir em um projeto. Por isso, é importante criar hábitos específicos que previnam e superem a mentalidade da desculpa. Ao longo deste livro, falaremos de uma lista de rotinas positivas que podem ser adicionadas ao seu dia atarefado. Já as rotulei como hábitos anti-procrastinação (HAP), pois ajudam na tomada de decisões mesmo quando você estiver se sentindo preguiçoso ou desmotivado. Não só trataremos de cada hábito, como também iremos discorrer sobre como resolvem, especificamente, cada uma das sete desculpas mais comuns usadas por nós para procrastinar umprojeto. E uma vez compreendendo como superar esta crença limitante, você descobrirá que é fácil resistir à tentação de desistir. Então, vamos começar com o que considero ser o mais importante hábito anti-procrastinação de todos. HAP #1: Use a regra 80/20 para Tomar Decisões Desculpa Eliminada: “Não tenho tempo agora” Geralmente procrastinamos porque parece que há muito a fazer. Em minha opinião, este pretexto é sintoma de uma incapacidade de definir o que é realmente importante em seu trabalho e vida pessoal. Felizmente, você pode superar isso ao aplicar impiedosamente a regra 80/20. Este princípio, apresentado inicialmente por Vilfredo Pareto, diz que você obtém 80% dos seus resultados a partir de 20% de seus esforços. Assim, a maioria dos seus resultados vem de um punhado de tarefas. Você pode aplicar isso à procrastinação apenas focando nas ações que geramresultado significativo e ignorando proativamente o restante. Você pode usar a regra 80/20 para combater a procrastinação usando este processo de cinco etapas: Passo #1: Identifique as tarefas 80/20 É importante identificar a quantidade de ações que têm maior impacto sobre o seu trabalho. Basicamente, estas são as principais razões pelas quais você está recebendo um salário. A aplicação mais simples da regra 80/20 é identificar o que é verdadeiramente importante e passar mais tempo com essas atividades. Em outras palavras, você deve encontrar as tarefas que geram 80% dos seus resultados e felicidade. E se não conseguir identificar as tarefas 80%? Pegue uma folha de papel e anote o que você faz diariamente. Em seguida, circule as tarefas que produzem os melhores resultados em seu trabalho. Finalmente, se você tem um chefe, pergunte-lhe o que é mais importante. Faça isso com sua vida pessoal também. Determine o que é verdadeiramente significativo e o que você faz simplesmente porque é um hábito.

Tempo com a família, exercícios, voluntariado e as relações com os outros podem ser considerados 80%, porque estas são as atividades que acrescentam significado à sua vida. Passar horas no Facebook, navegar na internet e ficar estatelado em frente à TV não são atividades 80%, pois ocupam muito tempo e trazem pouca recompensa emtroca. É importante identificar os seus 80% de resultados; determinar quais ações realmente geram uma renda e que realmente trazem significado à sua vida. Esta informação irá ajudá-lo a tomar as decisões difíceis na próxima etapa. Passo #2: Faça uma pergunta simples Seu tempo é um recurso finito. Cada minuto gasto em uma tarefa é menos um minuto de sua vida. Então, por que você deve gastar o seu tempo fazendo algo que não é importante? Sempre que se deparar com um novo projeto ou tarefa potencial, faça uma pergunta simples: “Esta tarefa irá auxiliar ou prejudicar os 80% das minhas atividades?” Normalmente concordamos em fazer as coisas por medo de nos olharem feio ou desapontarmos alguém. No entanto, não há nada de errado em compreender o que é importante em sua vida. Se você sente que algo está tirando o tempo de suas atividades de 80%, então evite fazê-las a qualquer custo. Lembre-se: nunca deixe que as prioridades de outras pessoas se tornem a sua própria. Agora, dizer “não” nem sempre é fácil de fazer se você tem um chefe. Uma solução é aproximar-se dele e explicar que você já identificou as atividades essenciais, nas quais agrega maior valor. Digalhe que seu tempo será mais eficaz se você se concentrar nestas tarefas. Explique que quanto mais tempo despender com essas atividades, maior será o aumento da produtividade e do desempenho no trabalho. Você perceberá que a maioria dos chefes é bastante razoável quando você mostra como fazer um trabalho de uma maneira melhor e os ajuda a obter melhores resultados. Passo #3: Elimine ou delegue Se você tem dificuldade em encontrar tempo para um novo projeto, precisa checar tudo o que faz comfrequência. As probabilidades são de que você faça certas coisas que o afastam das suas tarefas 80%. Estas são tarefas que devem ser eliminadas ou delegadas. Sua lista de projetos não deve ser preenchida com itens de menor importância. Se uma atividade não está trazendo satisfação ou um resultado mensurável, livre-se dela, transfira-a para outra pessoa (delegue) ou elimine-a completamente. Isso pode significar ter uma longa conversa com o seu chefe. Basta explicar que você precisa se concentrar em atividades importantes e, em seguida, pedir-lhe que essas outras atividades sejamtransferidas para outra pessoa. Passo #4: Não acrescente, substitua Ao iniciar um novo projeto, resista ao impulso de adicioná-lo à sua pilha de coisas para fazer. Isso só vai criar uma sensação de estar sobrecarregado, que é uma das principais causas da procrastinação. Em vez disso, uma solução mais simples é substituir o projeto por outro que não está gerando resultados.

Lembre-se, seu tempo é limitado. Se você sentir que um novo projeto é importante o suficiente para trabalhar, então ele deve tomar o lugar de uma atividade de baixo valor. Esta é a maneira de manter o foco em atividades de 80%, sem ficar soterrado sob uma avalanche de tarefas demoradas. Passo #5: Pratique a “procrastinação criativa” Embora este livro tenha sido criado para ajudar a combater a procrastinação, eventualmente não existe problema em deixar de lado, estrategicamente, uma tarefa. Quando você sabe que um projeto não é uma atividade de 80%, é perfeitamente possível colocá-lo na lista do “algum dia.” Você vai protelar essa ação com o entendimento de que só fará isso se mais tarde ela se tornar mais importante em sua vida. A chave para a procrastinação criativa é criar o hábito de rever esta lista de “algum dia”. Minha sugestão é fazê-lo durante uma revisão mensal, onde você acompanha as metas e determina se temtempo para começar novos projetos (falaremos mais sobre isso depois). Você não tem de tomar medidas a respeito dessas ideias, mas deve, pelo menos, considerá-las de vez em quando. Implementação do Hábito Praticar 80/20 é uma habilidade que leva algum tempo para desenvolver. No começo, vai ser difícil deixar os projetos que um dia você pensou que fossem importantes. No entanto, você pode vir a desenvolver uma compreensão intuitiva do que é valioso e do que é um desperdício de seu tempo. Para começar, recomendo fazer o seguinte: * 1. Realize uma avaliação mensal que revise as suas atividades diárias. * 2. Identifique as atividades que geram 80% mais resultados. * 3. Elimine ou delegue as atividades que não fazem parte dos seus 80%. * 4. Pergunte: “Será que essa tarefa ajuda ou prejudica as minhas atividades 80/20?” sempre que umprojeto novo aparecer. * 5. Se valer a pena persegui-lo, substitua-o por outro projeto. Não acrescente mais nada em uma lista de coisas para fazer. * 6. Pratique a procrastinação criativa com tarefas que não sejam importantes.

Você descobrirá que é fácil combater a procrastinação ao focar em atividades que proporcionem maior retorno de seu tempo investido. Aplique a regra 80/20 e não terá aquela sensação de estar sobrecarregado. Você não vai se estressar por ter uma lista quilométrica de afazeres. Em vez disso, terá uma ação dinâmica sobre as coisas mais importantes na vida.

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